学院各系所、2022届本科毕业生：

根据学校文件精神和《机械工程学院本科毕业设计（论文）管理办法》、《机械工程学院本科毕业设计（论文）存档管理办法》，为促进本科生教学管理及持续改进的需要，机械工程学院统一存档学院全体2022届本科毕业设计（论文）的纸质档案袋及数字化档案压缩包。档案建立的要求与办法严格按《机械工程学院本科毕业设计（论文）存档管理办法》执行，以下简称“存档管理办法”。本次论文存档工作具体安排如下：

1.基本要求

（1）2022届本科毕业设计（论文）采用“双档案”管理，即指学生需提交毕业设计（论文）相关的所有纸质资料和数字化电子资料，具体内容见纸质档案袋清单（附件1）、数字化档案压缩包清单（附件2）。

（2）指导教师负责组织学生整理毕业设计全部文档，指导教师负责整理成绩文档，按照存档管理办法汇集为纸质档案袋及数字化档案压缩包。注意存档的全部内容为答辩后整改合格的最终文档。

对于涉及国家安全、国防、企业技术机密等受限内容，经学院审核同意不进行本次部分或者全部存档的，请将学院审核单装入进行备案，并注明哪些内容未予以存档。相应地，请各系所在汇总报表中进行标示。对于该类型的毕业设计，指导教师应当自行进行相关毕业设计全部过程档案的完整归档保存与保管，以备核查，对于丢失档案引起的任何后果，由指导教师负全责。

（3）学生及指导教师务必注意档案的规范性与完整性核查，学院只接受符合要求的档案，不符合规范的档案将会拒收。

（4）学生及指导教师务必注意各种签名的规范性，纸质资料签名处需本人亲笔签名，打印或电子签名无效。

（5）系主任与专业负责人负责组织审核本专业（或专业方向）全部存档，确认符合档案规范要求后，统一提交学院资料室。

2.归档时间

（1）学院资料室统一接收档案的时间为2022年6月14日、15日，各系所统一将档案提交情况统计表（附件4）、本专业或专业方向全部纸质档案（含纸质档案袋信息统计表（附件3））、数字化压缩包档案提交至犀浦X2208办公室。

（2）建议各系所内部提前安排本专业或专业方向的存档汇集与审核工作，以避免提交工作延误。

（3）根据工程教育专业认证、本科教学审核评估等的要求，本科毕业设计（论文）档案的留存期为6年。请各系所务必保管好本专业（或者专业方向）的数字档案备份。

学院将本科毕业设计（论文）存档完成作为准予毕业生办理离校手续的依据，如果延误将影响离校手续办理，请相关人员务必高度重视。

机械工程学院

2022年5月30日